De cada documento se ofrecen tres formatos, de acuerdo a las normas de la Red Internacional CHARTA: transcripción paleográfica, presentación crítica e imagen (siempre que se tengan los permisos del archivo titular).
La transcripción paleográfica respeta los usos gráficos del documento y posibilita el estudio de los niveles gráfico y fonético-fonológico, de los sistemas antiguos de puntuación, del uso de mayúsculas y minúsculas o de la unión y separación de palabras.
La presentación crítica refleja la intelección del texto por parte del editor mediante la normalización, que no modernización, de los usos gráficos, así como la adaptación de la puntuación, el uso de mayúsculas y minúsculas y la unión y separación de palabras a las convenciones actuales. Es la base para los análisis morfológico, sintáctico, léxico-semántico y discursivo.
La imagen digital hace posible el estudio de la paleografía, de la disposición de los elementos diplomáticos y de las características materiales del documento. Permite valorar la originalidad del manuscrito, además de facilitar la comprobación de la corrección o no de las presentaciones gráficas.
Para la transcripción paleográfica y la presentación crítica se siguen los criterios de edición de la Red Internacional CHARTA, cuya última versión puede consultarse en el siguiente enlace: criterios de edición.
Cada documento va precedido de una cabecera con los datos identificativos y con la información considerada más relevante. Aparecerá en primer lugar el número identificador del documento dentro del corpus, seguido de la signatura archivística, de la data crónica y tópica (los datos reconstruidos figurarán entre [ ]), el regesto, el escribano, el soporte y las medidas (si las conocemos) y, finalmente, los nombres de los autores que han participado en la edición y revisión del texto.
En el regesto, en primer lugar se dejará constancia, de darse el caso, del carácter no original del manuscrito (con la fecha aproximada de la copia), seguido de la tipología, el resumen del contenido y los posibles elementos de validación, tanto conservados como perdidos (por ejemplo, los sellos). De no decirse nada, se entenderá que el diploma se considera original.